Manajemen Back Office dan Front Office, Desain Web Blog diskom.info
(SKPD Dinas Komunikasi dan Informasi Kadipaten Gandulgoeng)
A. Latar Belakang
Globalisasi membawa dampak pada peningkatan pengetahuan dan semakin terbukanya akses informasi bagi masyarakat. Globalisasi juga membawa dampak pada terciptanya dunia tanpa batas. Sejalan dengan hal tersebut perkembangan pola pikir masyarakat kini sudah mengarah pada dimensi yang lebih kompleks. Dengan kata lain bahwa masyarakat dewasa ini sudah menginjak pada tataran masyarakat “pengembara dalam ruang dan waktu”. Globalisasi sendiri terjadi karena pengaruh perkembangan teknologi, sehingga kehidupan masyarakat sangat dipengaruhi oleh ilmu, teknologi dan pemikiran secara rasional. Hal yang demikian mendorong pemerintah selaku pemegang otoritas kebijakan pembangunan tertantang untuk dapat mewujudkan tuntutan masyarakat tersebut. Pembangunan infrastruktur yang berbasis teknologi informasi menjadi prioritas dalam penyebaran informasi baik malalui media maupun jaringan (internet).
Pemerintah selaku pemberi layanan kepada masyarakat harus memiliki kesiapan dan kesigapan bagaimana memberikan pelayanan informasi yang cepat, mudah diakses, murah, sehingga informasinya memiliki nilai yang selalu up to date. Untuk menuju ketataran pengelolaan informasi yang baik perlu didukung dengan manajemen informasi yang baik pula. Pengelolaan informasi yang baik dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengevaluasian. Hal ini menjadi suatu keharusan ketika organisasi dituntut keterbukaan informasi sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kinerja kepada publik.
Peran kehumasan pemerintah ke depan diharapkan berjalan sesuai dinamika era keterbukaan. Terlebih dengan diberlakukannya UU No.14/2010 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) maka kehumasan pemerintah wajib mengacu terhadap aturan yang ada, khususnya dalam hal pelayanan menyajikan informasi yang akurat, tepat dan kredible kepada publik. Kewajiban ini harus dilaksanakan kepada siapa saja (pencari informasi) termasuk untuk kalangan LSM, Yayasan dan media. Tuntutan kondisi saat ini mendorong kesiapan institusi pemerintahan tidak hanya kehumasan bahkan seluruh badan publik dimana pencari informasi menginginkan serba cepat dalam memperoleh data (informasi).
Pakar Kehumasan, Heri Rakhmadi menjelaskan, dalam era keterbukaan saat ini telah membawa perubahan yang cukup signifikan khususnya bagi publik yang menginginkan kemudahan dalam memperoleh informasi di lingkungan instansi pemerintah. Publik sangat interest dan semangat mengawasi sekaligus terlibat dalam pelaksanaan pembangunan.
Hasil analisa yang dilakukannya menunjukkan permasalahan Kehumasan pemerintah di Era Reformasi, terdapat gap, antara kemampuan Public Relations (PR) dengan tuntutan publik dalam memberikan pelayanan kecepatan informasi. Selain itu, citra dan reputasi lembaga publik dinilai rendah, meski kinerjanya cenderung membaik. Demikian pula dengan program peningkatan hubungan baik dengan stakeholder utama juga belum optimal. Diberlakukannya UU KIP selain sebagai penyemangat bagi praktisi kehumasan pemerintah, dalam memberikan pelayanan terbaiknya kepadai publik. UU ini juga dinilai sebagai pemicu agar menyajikan informasi yang lebih transparan dan bertanggungjawab.
Percepatan penyajian informasi menjadi pendorong bagi praktisi pemerintahan dalam memanfaatkan media komunikasi dan informasi. Internet merupakan bagian dari sarana atau media percepatan penyajian informasi. Semakin banyaknya pengguna media internet memberikan peluang bagi institusi pemerintah dalam penyebaran informasi dan sarana komunikasi yang efektif karena media online ini memiliki beberapa kelebihan antara lain sangat cepat dalam menyajikan informasi, sangat interaktif karena didukung perangkat audio visual dalam satu layer. Disamping itu media online ini juga sangat praktis dan flesibel karena publik dapat mengakses dimana saja dan kapan saja, pengelolapun dapat memberikan update data dan informasi dari mana saja dan kapan saja. Keunggulan dari segi kecepatan transfer informasi dan menggelobal inilah yang kemudian menjadi tuntutan bagi publik untuk mengakses informasi.
Pemerintah kini sudah bergerak ke media online ini dalam mendiseminasikan informasi kepada stakeholdernya, website menjadi salah satu media yang kini banyak digunakan oleh institusi pemerintahan. Banyak instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah otonom yang berinisiatif mengembangkan pelayanan publik melalui jaringan komunikasi dan informasi dalam bentuk situs web. Lebih dari 60 % pemerintah propinsi maupun kabupaten kota sudah memiliki situs web, sedangkan lembaga dan departemen hampir 100 % telah memiliki situs web. Hal ini bermanfaat sebagai sarana publikasi bagi lembaga atau institusi yang bersangkutan dalam kontek pelayanan informasi publik. Disisi lain juga memberi kesempatan pada masyarakat luas untuk mengetahui dan mencari informasi yang diinginkan secara lebih terbuka dan bebas tanpa perlu melalui birokrasi.
Bagi masyarakat juga diberikan kemudahan secara fisik dan birokrasi untuk memperoleh informasi tersebut karena didukung oleh ketersediaan banyaknya sarana warung internet (warnet) yang di berbagai tempat/wilayah serta ketersediaan provider ataupun kemudahan akses internet yang semakin memiliki banyak alternatif pilihan.
B. Tujuan dan manfaat
Secara praktis dibuatnya web atau blog lembaga atau institusi ini adalah untuk memudahkan interaksi dan transaksi informasi (UU KIP) antara lembaga dengan masyarakat. Panjangnya aturan birokrasi ketika masyarakat menginginkan informasi secara fisik dapat teratasi dengan dibuatnya web/blog sebagai sarana atau media diseminasi informasi. Manfaat lain dari web/blog ini adalah untuk mamangkas atau menghemat penggunaan bahan fisik karena sifat media online ini yang borderless dan paperless. Sehingga secara kebuituhan anggaran bisa menghemat biaya produksi dan pengadaan bahan.
Secara akses informasi munculnya web/blog lembaga ini juga seabagi sarana memenuhi kebutuhan akan bahan bacaan bermutu bagai masyarakat yang bisa dilakukan tanpa perlu keluar dari rumah. Bagi praktisi PR dapat membangun hubungan antara publik dengan organisasi secara interaktif melalui web/blog ini sehingga meminimalisir tertundanya informasi dan umpan balik, menumbuhkan opini publik yang sehat.
C. Target Sasaran
Dinas Komunikasi dan Informasi (diskom.info) merupakan lembaga pemerintah dan berfungsi sebagai lembaga yang membidangi komunikasi dan diseminasi informasi. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya maka bentuk komunikasi dan informasi yang ditayangkan melalui web/blog ini bersifat umum mewakili seluruh SKPD dan stakeholdernya. Sehingga target khalayak yang akan terpapar ataupun yang bisa mengakses adalah bersifat umum, berbagai strata sosial dan pendidikan.
D. Manajemen Pengelolaan
Blog Dinas Komunikasi dan Informasi (diskom.Info) sebagai media diseminasi informasi perencanaan, pengelolaan, dan evaluasi pelaksanaan kegiatan/pekerjaan sebagai pertanggungjawaban kepada publik. Blog ini juga sebagai media interaksi pelayanan informasi antara pemerintah dengan publik sebagai implementasi UU No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. Informasi yang dikemas dan diposting melalui blog ini diharapkan mampu menumbuhkan opini publik yang mampu memberikan aspirasi dalam perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah kedepan.
Visi : transparansi informasi, membangun insan berkarakter
Misi : 1. Memberikan seluas-luasnya informasi kepada publik
2. Menempatkan aparatur sebagai pelayan publik
3. Menjalankan amanat dengan ikhlas, amanah dan istikomah
Secara kelembagaan blog diskom.info diterbitkan oleh Dinas Komunikasi dan Informasi Kadipaten Gandulgeong dengan alamat : Jl. Sempit Blok Nongol Sedikit Wetan Elo. Namun dalam hal ini alamat yang tertulis di blog http://dkominf.blogspot.com dengan nama blog diskom.info adalah “fiktif” karena hanya sebagai tugas aplikasi Mata Kuliah Strategi Inovasi Menggunakan Media Online. Jika dikemudian hari blog ini akan digunakan secara resmi maka akan dituliskan nama lembaga dan alamat pengelola secara riil.
1. Manajemen Back Office
Manajemen pengelolaan sebuah media baik cetak atau media online sebenarnya tidaklah jauh berbeda apalagi media teresebut dikelola oleh sebuah lembaga atau institusi (pemerintah/swasta). Manajemen pengelolaan informasi ini berfungsi sebagai struktur tingkat atau kedudukan pengelola siapa saja yang duduk didalamnya. Hal ini juga bertujuan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas weblog, pengelola web, pengelola teknis, penanggungjaab disain atau layout, penggungjawab materi, admin maupun administrasinya.
Secara struktural manajemen back office adalah sebagai berikut :
a. Penanggung Jawab ; Kepala Dinas Komunikasi dan Informasi,
b. Pengelola Program ; Kepala Bidang Komunikasi,
c. Pengelola Data dan Informasi ; Kepala Bidang Pengelolaan Perangkat dan Data Elektronik,
d. Pengelola Tehnik dan Desain ; Slamet Rohmadi,
e. Reporter ; Dona Doni, Sarwo Suwung, Limbuk Ayu,
f. Pengelola Administrasi ; Staf Administrasi.
Manajemen back office juga berperan dalam menentukan informasi yang akan diupload di webblog sehingga dilayak konsumsi dan bermanfaat bagi publik dan memberikan efek positif pada lembaga dengan demikian pengelolaan ataupun manajemen informasi harus menjadi prioritas.
 |
| Gambar : Struktur Manajemen Back Office tahapan pembuatan website secara sederhana |
Dalam manajemen back office paling tidak ada dua hal prinsip umum yang terkandung dalam asas publisitas pertama, adanya pengakuan akan hak publik terhadap keterbukaan informasi dengan segala modifikasi dan aksesnya. Kedua, publisitas sendiri sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari dasar kebijakan manakala proses pendokumentasian telah dilakukan. Manajemen Back Office sederhananya adalah bentuk struktur organisasi pengelola media online ini yang secara birokrasi terdiri atas Penanggung jawab, Redaktur, Reporter, Manajemen informasi dan Sales.
2. Manajemen Front Office
Manajemen Front Office bertanggungjawab atas pengelola Desain Web yang perlu ditonjolkan agar menarik, Layout atau susunan interface dari web untuk memudahkan browser berselancar di web ini, pemilihan warna yang mewakili tema dari web serta penyuntingan materi dari segi bahasa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi, pemilihan huruf dan ukuran huruf, format file serta bagaimana mengembangkan informasi yang up to date. Disamping itu front office juga bertanggung jawab terhadap admin web, arus interaksi dan transaksi informasi yang berlangsung. Penggabungan sistem manajemen back office dan front office akan menghasilkan suatu bentuk tampilan web yang sesuai dengan harapan dan kaidah kemanfaatannya bagi organisasi.
E. Kesimpulan
Website adalah halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet, hal ini membuat informasi yang kita posting di halaman web akan mudah diakses di seluruh dunia dengan koneksi internet. Dengan media web, informasi yang diposting bisa lebih menarik dengan fitur atau komponen lebih variatif teks, gambar, audio, video maupun animasi yang dapat ditampilkan dalam satu layer interface web.
Jika dikaitkan dengan bentuk ideal yang diharapkan sebagai sarana e-government maka pengelolaan web lembaga harus benar-benar diperhatikan dalam updating data dan informasi, desain yang selalu terbarukan agar tidak menjemukan, ketersediaan informasi serta terjaga aksesbilitasnya dan terus berinovasi. Sehingga web yang sudah dibuat benar-benar dijadikan media untuk menyampaikan informasi yang benar, tepat waktu dan tepat sasaran, cepat dalam akses informasi seperti yang telah diamanatkan UU KIP. Transparansi Informasi mampu membangun insan yang berkarakter.**
